Offenes Verfahren, beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsvergabe, wettbewerblicher Dialog – das Vergaberecht kennt verschiedene Wege zum Auftrag. Jedes Verfahren hat seine eigenen Regeln, Chancen und Tücken. Dieser Artikel hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Das Grundprinzip: Wettbewerb ist die Regel

Das Vergaberecht basiert auf einem einfachen Grundsatz: Öffentliche Aufträge sollen im Wettbewerb vergeben werden. Der Auftraggeber beschreibt, was er braucht. Die Bieter machen Angebote. Der Beste gewinnt.

Aber „Wettbewerb" kann unterschiedlich aussehen. Manchmal konkurrieren hundert Bieter. Manchmal werden nur drei eingeladen. Manchmal wird verhandelt, manchmal nicht. Die Verfahrensart bestimmt die Spielregeln.

Die wichtigsten Verfahrensarten im Überblick

Das offene Verfahren: Alle dürfen mitmachen

Das offene Verfahren ist der Klassiker bei EU-weiten Ausschreibungen. Es funktioniert so:

  1. Der Auftraggeber veröffentlicht die Ausschreibung
  2. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben
  3. Alle Angebote werden nach denselben Kriterien bewertet
  4. Der Beste erhält den Zuschlag

Vorteile für Sie:

  • Maximale Chancengleichheit
  • Keine Vorauswahl, die Sie ausschließen könnte
  • Transparente Bewertungskriterien

Nachteile:

  • Hoher Wettbewerbsdruck
  • Aufwändige Angebotserstellung ohne Garantie, in die engere Wahl zu kommen
  • Keine Möglichkeit zur Nachverhandlung

Das offene Verfahren ist die häufigste Verfahrensart im Oberschwellenbereich. Im Unterschwellenbereich heißt das Pendant öffentliche Ausschreibung.

Das nicht offene Verfahren: Erst bewerben, dann bieten

Beim nicht offenen Verfahren gibt es zwei Stufen:

Stufe 1 – Teilnahmewettbewerb:

Der Auftraggeber veröffentlicht eine Bekanntmachung. Interessierte Unternehmen bewerben sich mit Eignungsnachweisen. Der Auftraggeber wählt die geeignetsten Bewerber aus.

Stufe 2 – Angebotsphase:

Nur die ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sie erhalten die vollständigen Vergabeunterlagen und erstellen ihre Angebote.

Wann wird es eingesetzt? - Bei komplexen Aufträgen, wo nur spezialisierte Anbieter infrage kommen - Wenn der Auftraggeber die Zahl der Angebote begrenzen möchte - Bei Aufträgen, die besondere Erfahrung oder Referenzen erfordern

Vorteile für Sie:

  • Weniger Wettbewerber in der Angebotsphase
  • Aufwand für das vollständige Angebot erst, wenn Sie vorqualifiziert sind
  • Oft bessere Erfolgsquoten

Nachteile:

  • Sie können in der ersten Runde ausscheiden
  • Doppelter Aufwand: Teilnahmeantrag und Angebot
  • Längere Verfahrensdauer

Im Unterschwellenbereich gibt es die beschränkte Ausschreibung – mit oder ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb.

Die Verhandlungsvergabe: Es darf verhandelt werden

Bei der Verhandlungsvergabe (im Oberschwellenbereich: Verhandlungsverfahren) werden die Angebote nicht einfach bewertet. Es wird verhandelt.

Der Ablauf:

  1. Unternehmen geben Erstangebote ab
  2. Der Auftraggeber führt Verhandlungsrunden
  3. Bieter können ihre Angebote verbessern
  4. Am Ende steht das finale Angebot

Wann wird es eingesetzt? - Bei komplexen Leistungen, die nicht vollständig vorab spezifiziert werden können - Wenn innovative Lösungen gesucht werden - Bei freiberuflichen Leistungen (Architekten, Ingenieure) - In Ausnahmefällen bei dringendem Bedarf

Vorteile für Sie:

  • Möglichkeit, Ihr Angebot zu erklären und anzupassen
  • Missverständnisse können ausgeräumt werden
  • Oft höhere Erfolgsquoten für Bieter mit guten Lösungen

Nachteile:

  • Zeitaufwändig
  • Unsicherheit über die Verhandlungsrichtung
  • Gefahr, zu viel preiszugeben

Die Verhandlungsvergabe gibt es auch ohne vorherige Bekanntmachung – aber nur in eng definierten Ausnahmefällen.

Der wettbewerbliche Dialog: Für die ganz komplexen Fälle

Der wettbewerbliche Dialog ist das aufwändigste Verfahren. Er kommt zum Einsatz, wenn der Auftraggeber seine Anforderungen noch gar nicht genau definieren kann.

Der Ablauf:

  1. Bekanntmachung mit groben Anforderungen
  2. Ausgewählte Bewerber werden zu Dialogrunden eingeladen
  3. Im Dialog werden Lösungsansätze entwickelt
  4. Erst danach werden konkrete Angebote angefordert

Typische Anwendungsfälle:

  • Komplexe IT-Projekte
  • Öffentlich-private Partnerschaften
  • Innovative Infrastrukturprojekte

Für die meisten Unternehmen ist der wettbewerbliche Dialog eher selten relevant. Er kommt vor allem bei Großprojekten zum Einsatz.

Der Direktauftrag: Vergabe ohne Verfahren

Bei sehr kleinen Aufträgen verzichtet der Auftraggeber auf ein formelles Verfahren. Er beauftragt direkt – oft ohne mehrere Angebote einzuholen.

Die Grenzen (variieren je nach Bundesland):

  • Direktauftrag: bis ca. 1.000-5.000 EUR
  • Formlose Vergabe mit mehreren Angeboten: bis ca. 10.000 EUR

Für Sie bedeutet das: Diese Aufträge finden Sie nicht in Ausschreibungsportalen. Der Zugang läuft über Bekanntheit beim Auftraggeber.

Sonderfall: Open House

Das Open-House-Verfahren ist streng genommen kein Vergabeverfahren. Der Auftraggeber legt Konditionen fest und schließt Verträge mit allen, die diese akzeptieren. Es gibt keine Auswahlentscheidung.

Typisch im Gesundheitsbereich: Krankenkassen schließen Verträge mit allen Leistungserbringern, die bestimmte Bedingungen erfüllen.

Fristen: Zeit ist Geld – und manchmal knapp

Jedes Verfahren hat Mindestfristen. Bei EU-weiten Verfahren sind diese besonders lang:

Verfahren Mindestfrist Angebotsabgabe
Offenes Verfahren 30-35 Tage
Nicht offenes Verfahren 25-30 Tage
Verhandlungsverfahren 25-30 Tage

Tipp: Planen Sie Ihre Kapazitäten voraus. Wenn eine interessante Ausschreibung veröffentlicht wird, sollten Sie sofort loslegen können.

Der Submissionstermin: Der Moment der Wahrheit

Der Submissionstermin ist der Zeitpunkt, zu dem die Angebote geöffnet werden. Früher geschah das öffentlich – alle Bieter konnten dabei sein und hörten die Angebotspreise der Konkurrenz.

Heute läuft das meist elektronisch. Aber der Grundsatz bleibt: Nach Ablauf der Frist werden alle Angebote gleichzeitig geöffnet. Zu spät eingereichte Angebote werden nicht berücksichtigt.

Das Submissionsergebnis zeigt, wer teilgenommen hat und – je nach Verfahren – auch die Angebotspreise.

Nebenangebote: Wenn Sie es besser wissen

Manchmal sieht der Auftraggeber eine Lösung vor, die nicht optimal ist. Nebenangebote erlauben Ihnen, eine Alternative anzubieten.

Wichtig:

  • Nebenangebote sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich erlaubt
  • Sie müssen die Mindestanforderungen erfüllen
  • Oft müssen Sie zusätzlich zum Nebenangebot auch ein Hauptangebot abgeben

Nebenangebote können ein Differenzierungsmerkmal sein – aber sie bedeuten auch doppelten Aufwand.

Rahmenverträge: Einmal gewinnen, mehrfach liefern

Bei Rahmenverträgen wird nicht ein konkreter Auftrag vergeben, sondern eine langfristige Vereinbarung geschlossen. Der Auftraggeber kann dann über die Laufzeit Einzelaufträge abrufen.

Vorteile für Sie:

  • Planungssicherheit über längere Zeit
  • Weniger Akquiseaufwand nach dem Gewinn
  • Aufbau einer Kundenbeziehung

Zu beachten:

  • Rahmenverträge haben oft anspruchsvolle Eignungskriterien
  • Der Wettbewerb ist intensiv, weil der Gesamtwert hoch ist
  • Nicht immer ist das volle Volumen garantiert

Was, wenn die Ausschreibung abgebrochen wird?

Manchmal hebt der Auftraggeber die Ausschreibung auf – ohne Zuschlag. Gründe können sein:

  • Keine oder nur ungeeignete Angebote
  • Wesentliche Änderung der Anforderungen
  • Budgetprobleme

Für Sie bedeutet das: Ihr Aufwand war umsonst. Rechtlich haben Sie kaum Ansprüche. Das Risiko gehört zum Vergabegeschäft.

Fazit: Das richtige Verfahren kennen

Die Verfahrensart bestimmt Ihre Strategie:

  • Offenes Verfahren: Fokus auf ein starkes Angebot, das für sich spricht
  • Nicht offenes Verfahren: Erst überzeugende Eignung zeigen, dann das Angebot
  • Verhandlungsvergabe: Gute Vorbereitung auf den Dialog, Flexibilität

Verstehen Sie das Verfahren, bevor Sie investieren. Und achten Sie auf die Fristen – sie sind unerbittlich.

Im nächsten Artikel geht es um Präqualifizierung, CPV-Codes und die verschiedenen Auftragnehmertypen.