Wer regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnimmt, kennt das Problem: Fristen im Blick behalten, Unterlagen zusammenstellen, Angebote kalkulieren, Abgaben koordinieren. Ohne die richtigen Tools wird das schnell chaotisch. Dieser Artikel zeigt, welche Software hilft – und warum Tender Management ein eigener Berufszweig geworden ist.

Warum Software im Vergabegeschäft unverzichtbar ist

Stellen Sie sich vor: Sie beobachten 50 Ausschreibungen gleichzeitig. Jede hat andere Fristen, andere Anforderungen, andere Ansprechpartner. Sie arbeiten an 5 Angeboten parallel. Und nebenbei laufen 3 aktive Projekte aus gewonnenen Aufträgen.

Ohne System versinken Sie im Chaos. Mit der richtigen Software behalten Sie den Überblick.

Was Ausschreibungssoftware leisten sollte

Ausschreibungssuche und Monitoring

Das Problem: Relevante Ausschreibungen finden, bevor es zu spät ist.

Die Lösung: Software, die automatisch nach Ihren Kriterien sucht:

  • Nach CPV-Codes
  • Nach Regionen
  • Nach Auftraggebern
  • Nach Stichwörtern

Die besten Tools durchsuchen mehrere Plattformen gleichzeitig – von TED über Landesportale bis zu kommunalen Veröffentlichungen.

Fristenmanagement

Das Problem: Eine verpasste Frist bedeutet Ausschluss. Keine Ausnahmen.

Die Lösung: Automatische Erinnerungen, Kalenderintegration, Übersichten aller anstehenden Termine.

Dokumentenmanagement

Das Problem: Für jedes Angebot brauchen Sie Dutzende Dokumente – Eignungsnachweise, Referenzen, Kalkulationen, Formulare.

Die Lösung: Zentrale Ablage, Versionskontrolle, Wiederverwendung von Standarddokumenten.

Angebotskalkulation

Das Problem: Korrekte Kalkulation ist die Basis jedes Angebots. Fehler kosten Marge – oder den Auftrag.

Die Lösung: Kalkulationstools, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind. Besonders im Bau (AVA-Software) etabliert.

Workflow und Zusammenarbeit

Das Problem: An einem Angebot arbeiten oft mehrere Personen – Vertrieb, Fachexperten, Kalkulation, Geschäftsführung.

Die Lösung: Definierte Workflows, Aufgabenzuweisung, Freigabeprozesse.

Kategorien von Software

AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung)

Speziell für das Baugewerbe entwickelt. Diese Programme decken den gesamten Prozess ab:

  • Leistungsverzeichnisse erstellen
  • Angebote kalkulieren
  • Vergaben durchführen (für Auftraggeber)
  • Abrechnungen erstellen

Bekannte Lösungen: ORCA AVA, California, ARRIBA, iTWO

Tender-Management-Plattformen

Umfassende Lösungen für das gesamte Ausschreibungsmanagement:

  • Ausschreibungsrecherche
  • Angebotsmanagement
  • Fristenüberwachung
  • Reporting und Analyse

Diese Tools sind branchenunabhängig und richten sich an Unternehmen, die regelmäßig an Vergaben teilnehmen.

Spezialisierte Such-Tools

Reine Recherchetools, die Ausschreibungen aus verschiedenen Quellen aggregieren. Sie lösen ein Problem: nicht alle Plattformen manuell durchsuchen zu müssen.

CRM mit Vergabe-Fokus

Customer-Relationship-Management angepasst für den öffentlichen Sektor:

  • Kontakte zu Vergabestellen pflegen
  • Historie von Bewerbungen dokumentieren
  • Pipeline-Management für laufende Ausschreibungen

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. Passend zu Ihrer Branche

AVA-Software ist perfekt für Bauunternehmen – aber nutzlos für IT-Dienstleister. Wählen Sie ein Tool, das Ihre Arbeitsweise unterstützt.

2. Integration mit Vergabeplattformen

Die Software sollte mit den Plattformen kommunizieren können, die Sie nutzen. Ideal: direkter Import von Ausschreibungsdaten.

3. Benutzerfreundlichkeit

Das beste Tool nützt nichts, wenn niemand es benutzt. Achten Sie auf intuitive Bedienung und guten Support.

4. Skalierbarkeit

Heute bearbeiten Sie 10 Angebote pro Jahr, morgen vielleicht 100. Die Software sollte mitwachsen können.

5. Kosten-Nutzen-Verhältnis

Rechnen Sie: Was kostet eine verpasste Frist? Was kostet ineffiziente Recherche? Dagegen stehen die Softwarekosten.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Lösungen

Kostenlose Optionen

  • Excel/Sheets: Für den Anfang kann eine gut strukturierte Tabelle reichen
  • Kalender-Apps: Für Fristenmanagement
  • Kostenlose Basisfunktionen der Vergabeplattformen

Grenzen: Bei wachsendem Volumen stößt man schnell an Grenzen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig.

Kostenpflichtige Lösungen

  • Cloud-basierte Plattformen: Monatliche oder jährliche Gebühren
  • Lizenzmodelle: Einmalzahlung plus Wartung
  • Nach Nutzung: Kosten pro Ausschreibung oder Nutzer

Wann lohnt sich die Investition? Sobald Sie mehr als 10-20 Ausschreibungen pro Jahr bearbeiten, rechnet sich professionelle Software meist schnell.

Der Mensch hinter der Software: Tender Management als Beruf

Mit der Professionalisierung des Vergabegeschäfts ist ein eigener Berufsweg entstanden: der Tender Manager.

Was macht ein Tender Manager?

  • Identifiziert relevante Ausschreibungen
  • Koordiniert die Angebotserstellung
  • Stellt sicher, dass Fristen und Formalia eingehalten werden
  • Kommuniziert mit Auftraggebern (Bieterfragen)
  • Analysiert gewonnene und verlorene Angebote
  • Optimiert Prozesse

Wo arbeiten Tender Manager?

  • In Unternehmen: Als Teil von Vertrieb, Business Development oder eigener Abteilung
  • In Beratungen: Als externe Unterstützung für Unternehmen
  • Bei Auftraggebern: In Vergabestellen (andere Seite des Tisches)

Welche Qualifikationen braucht man?

  • Kaufmännisches Verständnis: Kalkulation, Vertragsrecht
  • Organisationstalent: Viele parallele Projekte koordinieren
  • Kommunikationsstärke: Intern und extern
  • Vergaberechtskenntnisse: VOB, VGV, UVGO verstehen
  • Branchenwissen: Je nach Arbeitgeber

Karrierepfade

Einstieg: Oft als Sachbearbeiter oder Junior-Position im Vertrieb/Angebotswesen

Entwicklung: Tender Manager → Senior Tender Manager → Head of Tender Management

Alternativen: Wechsel auf die Auftraggeberseite (Vergabestelle) oder in die Beratung

Der Arbeitsmarkt

Tender Manager Jobs sind gefragt. Die Digitalisierung und zunehmende Komplexität des Vergaberechts treiben die Nachfrage. Besonders in Branchen mit hohem öffentlichen Auftragsanteil (Bau, IT, Beratung) werden Spezialisten gesucht.

Die Zukunft: KI im Vergabemanagement

Künstliche Intelligenz hält Einzug ins Tender Management:

  • Automatische Klassifizierung von Ausschreibungen
  • Matching zwischen Unternehmenprofil und Ausschreibungen
  • Textgenerierung für Standardpassagen in Angeboten
  • Analyse von Vergabeentscheidungen und Wettbewerbern

Die Technologie ist noch jung, aber die Entwicklung ist rasant. Wer früh damit arbeitet, verschafft sich Vorteile.

Praktische Tipps für den Einstieg

Wenn Sie gerade anfangen

  1. Starten Sie einfach: Excel-Tabelle für Ausschreibungen, Kalender für Fristen
  2. Dokumentieren Sie alles: Was funktioniert? Was nicht?
  3. Identifizieren Sie Schmerzpunkte: Wo verlieren Sie Zeit? Wo passieren Fehler?
  4. Evaluieren Sie Software: Nutzen Sie Testversionen, bevor Sie kaufen

Wenn Sie wachsen

  1. Investieren Sie in ein professionelles Tool: Die Zeit für manuelle Prozesse wird zu teuer
  2. Definieren Sie Prozesse: Wer macht was wann?
  3. Messen Sie Erfolg: Win-Rate, Time-to-Submission, Kosten pro Angebot
  4. Lernen Sie aus Verlusten: Warum haben Sie nicht gewonnen?

Fazit: Tools sind Mittel zum Zweck

Die beste Software ersetzt kein gutes Angebot. Aber sie hilft Ihnen, mehr gute Angebote zu erstellen – schneller, fehlerfreier, systematischer.

Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge. Und wenn Ihr Vergabegeschäft wächst: Investieren Sie in die richtigen Menschen. Tender Management ist ein Handwerk, das man lernen kann – und das sich auszahlt.

Mit diesem Artikel endet unsere Serie zum deutschen Vergaberecht und der erfolgreichen Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Sie haben jetzt das Fundament: Von den Gesetzen über die Plattformen, Schwellenwerte und Verfahren bis zu Auftraggebern, Regionen, Branchen und Tools. Der Rest ist Praxis. Viel Erfolg!